La présente politique de confidentialité vise à vous indiquer pour quels motifs et dans quelles conditions les consultants et recruteurs du groupe implid collectent et traitent vos données personnelles dans le cadre des activités du cabinet de recrutement pour compte de tiers et de recrutement pour compte propre, conformément à la législation sur la protection des données personnelles, notamment le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données (ci-après, « RGPD »).

1. Le responsable du traitement de vos données personnelles

Nous, implid, dont le siège social est situé, 79 cours Vitton - 69006 Lyon, intervenons en tant que responsable de traitement de vos données personnelles dans le cadre des activités de recrutement que nous menons pour nos clients ou pour la constitution de nos bases de candidats ou pour nos recrutements pour compte propre.

Néanmoins, lorsque nous assurons le suivi des candidatures avec le client pour lequel nous réalisons nos missions, nous intervenons en tant que responsable conjoint de traitement, la répartition de ces responsabilités étant décrite précisément dans le contrat qui nous lie.

2. Catégories de données personnelles traitées

Par données personnelles, nous entendons toute information se rapportant directement ou indirectement à une personne physique identifiée ou identifiable, conformément à l’article 4, 1) du RGPD. S’agissant des candidats que nous allons proposer à nos clients, ces données peuvent inclure les données suivantes :

  • Données d'identification (nom et prénom(s), numéro de téléphone, adresse électronique) ;
  • Données du curriculum vitae (photo, date de naissance, parcours scolaire/académique, compétences, expériences professionnelles, centres d’intérêts, etc.) ;
  • Lettre de motivation (compétences, qualités personnelles et professionnelles, etc.) ;
  • Données de personnalité (dans l’hypothèse d’un test de personnalité).

Dans certains cas, nos consultants et recruteurs pourront également vous demander des justificatifs pour vérification :

  • Une copie de votre dernier diplôme ;
  • Une copie de votre dernière fiche de paie ;
  • Un extrait de votre casier judiciaire dans les cas où la loi ou le règlement l’imposent.

Lors de la qualification des candidats ou de l’évaluation des salariés, nous sommes également susceptibles de vérifier leurs références et de prendre des recommandations. Dans ce cadre, nous ne traiterons que des données d’identification de nos interlocuteurs, ainsi que leur retour sur les candidats ou salariés.

Notez bien que les catégories de données personnelles que nous traitons sont susceptibles d’évoluer lorsque nous réalisons nos missions en tant que sous-traitants. Il sera de la responsabilité de nos clients de vous en informer.

3. Source de vos données personnelles

Nos consultants en recrutement et recruteurs pour compte propre obtiennent ces données personnelles de la façon suivante :

  • Les données permettant le premier contact avec les candidats peuvent venir des réseaux sociaux (LinkedIn, surtout), de différentes CVthèques (Indeed, CadreEmploi, etc.) ou encore de recommandations faites à nos consultants.
  • Nos candidats peuvent aussi initier ce premier contact, notamment en réponse à une offre d’emploi rendue publique par nos soins. Nos candidats alimentent aussi leur profil en vue de permettre leur embauche.
  • Des informations les concernant (feed-back) vont pouvoir nous parvenir directement de nos clients ou d’un de nos prestataires ou partenaires (AssessFirst, notamment).

4. Finalités des traitements de données personnelles réalisés par implid en tant que responsable de traitement et bases légales

Vos données personnelles sont recueillies uniquement à des fins professionnelles légitimes et pertinentes, et toutes les mesures s’avérant raisonnablement nécessaires sont prises pour que les données personnelles que nous traitons soient protégées, exactes et à jour.

Vos données personnelles pourront être traitées par implid, dans les hypothèses où nous agissons en tant que responsable de traitement, aux fins suivantes :

4.1. Identification de candidats pour notre cvthèque

En tant que candidat, vos données personnelles pourront être traitées par nos consultants recrutement aux fins de vous contacter et de vous proposer de qualifier votre profil et d’identifier des missions de recrutement pouvant vous convenir.

Si vous êtes un candidat identifié sur les réseaux sociaux, dans une CVthèque ou recommandé à nos consultants, vous recevrez une information complète concernant le traitement de vos données personnelles :

  • dans un délai maximal d’un mois après le recueil de leurs coordonnées ;
    ou
  • au plus tard, lors de la première communication entre implid et vous.

Dans tous les cas, aucune information vous concernant ne sera communiquée à nos clients avant que vous ayez reçu cette information et consenti à la transmission.

La base juridique du traitement des données personnelles aux fins visées à ce paragraphe est l’intérêt légitime d’implid à identifier des candidats pouvant intégrer notre cvthèque .

Nos candidats ont bien sûr la possibilité de s’opposer à l’utilisation de leurs données personnelles aux fins de qualifier leur candidature et de leur proposer des postes pouvant les intéresser. Dans ce cas, nous ajouterons leurs données à caractère personnel à une liste d’opposition.

4.2. Tenue d’une liste d’opposition

Les noms, prénoms, coordonnées et postes des candidats identifiés mais ayant fait utilisation de leur droit d’opposition seront ajoutés à une liste d’opposition pour éviter que nous les recontactions dans le cadre de la qualification de leur profil, ou de la participation à des opérations recrutements que nous mènerions pour nos clients.

La base juridique du traitement des données personnelles aux fins visées à ce paragraphe est notre intérêt légitime à respecter notre obligation légale ou réglementaire de vous accorder votre droit d’opposition. implid vous permettra de faire exercice de votre droit d’opposition.

4.3. Qualification de candidats pour la cvthèque d’implid

En tant que candidat, vos données personnelles pourront être traitées par les consultants recrutement d’implid aux fins suivantes :

  • invitation et participation à un ou des entretiens téléphoniques ;
  • invitation et participation à un ou des entretiens dans nos locaux ou en visioconférence;
  • évaluation des compétences pour le poste vous intéressant, potentiellement via un test de personnalité, pour lequel le candidat bénéficiera d’une information spécifique, le cas échéant, et devra fournir son consentement ;
  • prise de références auprès d’anciens employeurs, avec votre consentement ;
  • examen et traitement de tout grief, plainte ;
  • recherche de missions de recrutement auxquelles vous pourriez répondre.

En cas d’identification d’une mission de recrutement d’un de nos clients pouvant vous convenir, les données personnelles listées ci-dessus pourront également être traitées pour évaluer votre compatibilité avec le poste considéré.

La base juridique du traitement des données personnelles aux fins visées à ce paragraphe est le consentement.

4.4 Suivi des missions de recrutement de nos clients

En tant que candidats, vos données personnelles des candidats pourront également être examinées dans la perspective d’une mission de recrutement réalisée par nos consultants pour un de nos clients.

La communication de ces données, d’abord à implid, puis à nos clients, est notamment nécessaire à l’examen de votre candidature. implid recueillera systématiquement votre consentement avant de transférer des données non-anonymisées à ses clients.

En particulier, sans préjudice de l'accomplissement des obligations légales, vos données personnelles pourront être traitées aux fins suivantes :

  • examen de votre candidature ;
  • évaluation de vos compétences pour le poste envisagé ;
  • rejet de votre candidature ou entrée dans un processus de recrutement ;
  • reporting auprès du client sur l’avancée du processus de recrutement ;
  • examen et traitement de tout grief, plainte.

La base juridique du traitement des données personnelles aux fins visées à ce paragraphe est l’intérêt légitime d’implid à présenter des candidats à ses clients.

4.5. Conservation d’éléments par implid pour exercer ou défendre ses droits en justice

Un certain nombre d’informations vous concernant seront conservées par implid aux fins de se défendre d’une éventuelle action en justice devant les juridictions civiles. Notamment, implid pourra avoir à se défendre d’une action en discrimination et, dans ce cadre, à utiliser les éléments transmis concernant les candidats présentés à ses clients dans le cadre de ses missions de recrutement.

La base juridique du traitement des données personnelles aux fins visées à ce paragraphe est l’intérêt légitime d’implid à exercer et défendre ses droits en justice.

5. Destinataires des données personnelles

Pour traiter les données personnelles aux fins décrites précédemment, ces données peuvent éventuellement être communiquées aux personnes suivantes dans la limite des données nécessaires à l’exécution de leurs missions et rôle :

  • tout salarié habilité de implid chargé de la gestion du personnel et, plus particulièrement, les consultants en recrutement ;
  • le fournisseur d’AssessFirst, la solution à laquelle nous recourons pour réaliser des tests de personnalité de nos candidats (AssessFirst SAS – 20 Rue du Sentier – 75002 Paris – Siret : 443 179 684 00040 – privacy@assessfirst.com) ;
  • toute autorité gouvernementale, administrative, judiciaire ou de réglementation, sur la base d’une loi, d’un règlement ou d’une décision contraignante ;
  • nos éventuels clients recruteurs.

Lorsque nous traitons vos données en qualité de responsable de traitement dans le cadre de nos activités de recrutement, nous recueillerons systématiquement votre consentement avant de transférer des informations non-anonymisées vous concernant aux clients pour lesquels nous réalisons des missions de recrutement.

Vous pouvez vous adresser à notre service DPO dont les coordonnées figurent ci-dessous pour obtenir une liste plus complète des destinataires de vos données.

6. Transfert de données personnelles hors Espace Économique Européen

Nous nous efforçons d’éviter tout transfert de données à l’attention d’un partenaire ou prestataire en dehors de l’Espace Économique Européen.

Lorsque nous transférons malgré tout des données vers une entité située en dehors de l’Espace Économique Européen, ou dans un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat au sens du Règlement relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données, ces transferts de données personnelles sont effectués sur la base des clauses contractuelles type de la Commission européenne et/ou tout autre fondement juridique conforme à la législation applicable en matière de protection des données personnelles constituant des « garanties appropriées » au sens du RGPD.

7. Durée de conservation de vos données personnelles

Les durées de conservation des données personnelles du candidat figurent dans le tableau ci-dessous. Ces durées maximales de conservation pourront être amenées à varier si des exigences légales ou réglementaires venaient à fixer des durées différentes.

En outre, ces durées peuvent être augmentées des délais de prescription des actions judiciaires susceptibles de découler de la relation de travail, et ce à des fins légitimes liées aux besoins de l’entreprise, notamment, sans toutefois s’y limiter, pour assurer la défense de ses intérêts, répondre aux exigences de la loi, d’une réglementation, d’une ordonnance judiciaire, ou pour coopérer dans le cadre d’une enquête ou d’une procédure judiciaire.

Ces données ne seront alors plus conservées en base active mais feront l’objet d’un archivage intermédiaire.

Type de données / documents Durée de conservation
Si le candidat n’a jamais consenti à la qualification de son profil ou à ce qu’on lui proposer des postes
Coordonnées du candidat et premiers éléments concernant son profil 3 ans après le dernier contact
Si le candidat a consenti à la qualification de son profil ou à l’examen de sa candidature pour des missions de recrutement
Données du profil sur la base candidats 3 ans après le dernier contact
Curriculum vitae et lettre de motivation 3 ans après le dernier contact
Données du test de personnalité 3 ans après le dernier contact
Données de connexion enregistrées pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site internet (logs de connexion) 1 an (depuis la dernière connexion)
Si le candidat a fait exercice de son droit d’opposition
Noms, prénoms, coordonnées et postes du candidat 5 ans après l’exercice de son droit d’opposition (en archivage intermédiaire)
Si le candidat a consenti à la qualification de son profil ou à l’examen de sa candidature pour des missions de recrutement
Tous les éléments utilisés dans le cadre de la qualification du profil du candidat ou de l’examen de sa candidature pour une mission de recrutement 6 ans après le dernier contact ou le dernier recrutement envisagé (en archivage intermédiaire)

8. Exercice de vos droits

Conformément à l'article 13 et aux articles 15 à 22 du RGPD, implid vous informe que :

  1. Vous avez le droit de demander l'accès à vos données personnelles ainsi qu'à des informations sur les finalités du traitement, la catégorie de données personnelles traitées, les personnes ou catégories de personnes auxquelles elles ont été ou seront communiquées (avec indication de la possibilité que ces personnes se trouvent dans des pays tiers ou des organisations internationales), dans la mesure du possible, la durée de conservation des données personnelles ou les critères utilisés pour déterminer cette durée, l'existence de vos droits de rectification et/ou d'effacement des données personnelles, de limitation du traitement et d'opposition au traitement, l'origine des données, leur existence et la logique appliquée en cas de processus décisionnel automatisé. Si vous exercez ce droit et sauf indication contraire de votre part, vous recevrez une copie électronique de vos données personnelles en cours de traitement.
  2. Vous avez le droit d'obtenir la rectification de vos données personnelles, si elles sont inexactes ou incomplètes ;
  3. Vous avez le droit d'obtenir l’effacement de vos données personnelles, si l'une des conditions de l'article 17 du RGPD est remplie (par exemple : si vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, si vous décidez de retirer votre consentement au traitement – si cela constitue la base juridique – et s’il n'existe aucune autre base juridique pour le traitement lui-même, si vous contestez le traitement et qu’aucun autre intérêt légitime du responsable du traitement ne prévaut, si vos données personnelles sont traitées de manière illicite) ;
  4. Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement des données personnelles vous concernant 1) pendant le temps nécessaire à implid pour vérifier l'exactitude de vos données personnelles (si vous les avez contestées), ou 2) si le traitement des données personnelles est illicite et que vous demandez la limitation du traitement de vos données personnelles au lieu de leur effacement, ou 3) lorsque implid n'a plus besoin de vos données personnelles, mais que celles-ci vous sont nécessaires pour vérifier, exercer ou défendre un droit en justice, ou, enfin, 4) pendant le temps nécessaire pour évaluer si les motifs légitimes du responsable du traitement prévalent éventuellement sur les vôtres, si vous vous êtes opposé au traitement de vos données personnelles conformément au point f) ci-dessous ;
  5. Vous avez le droit d’obtenir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par un dispositif automatique également afin de les transmettre à un autre responsable de traitement des données, si le traitement est basé sur le consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué par des moyens automatisés (droit à la portabilité des données). Si vous le souhaitez, vous pouvez demander à implid de transmettre vos données personnelles directement à l'autre responsable de traitement, si cela s’avère techniquement possible ;
  6. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles s'il est effectué conformément à l'article 6.1, e) (c'est-à-dire pour l'exécution d'une mission publique confiée au responsable du traitement) ou à l'article 6.1, f) (pour défendre un intérêt légitime du responsable du traitement) du RGPD, à moins que le responsable du traitement ait des motifs légitimes pour procéder au traitement des données, conformément à l'article 21 du RGPD. ;
  7. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement de vos données personnelles fondé sur votre consentement et effectué avant le retrait de celui-ci ;
  8. Vous avez le droit de définir des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données personnelles après son décès ; ces directives sont générales ou particulières
  9. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) ;
  10. Toute rectification ou tout effacement de vos données personnelles ou toute limitation du traitement effectuée à votre demande sera communiqué(e) par implid à chaque destinataire auquel vos données personnelles pourront avoir été transmises conformément aux présentes informations, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés ;
  11. Dans le cas où les données vous concernant seraient erronées ou non à jour, vous pouvez en informer nos consultants ou notre service DPO afin que les corrections et/ou la mise à jour requise soient effectuées. 

9. Contact pour l’exercice des droits et pour toute question relative à la présente note d’information

Afin d'exercer vos droits et/ou d'obtenir tout type d'information concernant les présentes informations, vous pouvez contacter le DPO d’implid à l’adresse suivante, sous réserve de pouvoir justifier de votre identité :

Implid – DPO
15 boulevard Diderot
75012 Paris
dpo@implid.com

10. Partenaire Assess First

implid est suceptible de vous proposer d’utiliser la solution de test de personnalité développée par Assess First. Avec le consentement écrit ou oral des candidats, nos consultants confient à Assess First l’adresse mail des candidats auxquels ils veulent faire passer ces tests. Le fournisseur propose alors aux candidats d’ouvrir un compte Assess First pour passer des tests et compléter leurs profils.

Assess First est responsable des traitements réalisés sur sa solution. Vous trouverez toutes les informations concernant ces traitements dans la Politique dédiée d’Assess First : https://www.assessfirst.com/fr/politique-relative-aux-donnees-a-caractere-personnel